Като НПО кандидатстваме по проекти, за да осигурим част от нужното финансиране на организацията, но осъзнаваме, че ни липсва системен подход в търсенето и намирането на партньори и по- дългосрочна подкрепа. На какво да заложим когато обмисляме потенциални партнорства?
За нас партньорството е не просто пасивно предоставяне на средства или друг ресурс, а истинско взаимодействие и сътрудничество между страните в него. Те имат определени права и отговорности за постигането на предварително дефинирана обща цел и удовлетворяващи резултати. Изграждането на партньорства не е самоцелно, а конкретен и осмислен подход за набиране на средства за НПО или развиване на нейния капацитет, с което тя да стане по-устойчива.
Въпреки, че няма универсален подход за изграждане на партньорства, ви предлагаме няколко принципни етапа, които ще ви помогнат в структуриране на процеса по идентифициране и задържане на партньори.
Основни етапи по пътя към успешни партньорства
Осъзнаване на нуждата от партньорство
Преди да подходите към конкретна фирма или фондация, на която да предложите партньорство, обсъдете в екипа си за какво ви е нужно то. Започнете с поглед назад – какво сте свършили през последната една година време, какви са били целите ви и какви резултати сте постигнали. Очертайте ресурсите (материални, нематериални), които сте ползвали, за да можете да изпълните задачите си пълнеценно.
Очертайте трудности, които не сте успели да преодолеете, само защото сте имали недостиг на средства. Запишете си научените уроци и отбележете онези ресурси, с които не сте разполагали, а се се оказали необходими.
След тази своеобразна рефлексия върху свършената работа, обсъдете екипно какво ви предстои за година напред или в по-дългосрочен план. Запишете онези ресурси, които смятате, че са ви нужни, за да постигнете целите пред вас. Отбележете с кои вече разполагате и дали са в достатъчна степен. Срещу всеки един ресурс, с който не разполагате, но от който имате нужда, запишете идеи от къде бихте могли да го осигурите и какъв механизъм бихте приложили за това.
Анализ на възможностите
След като вече имате списък с необходимите ресурси, за да може организацията ви да реализира всички чудесни идеи, идва ред на въпроса откъде и как да ги осигурите. За да бъде смислен този етап и анализът на възможностите да ви подготви оптимално за следващия, препоръчваме да подготвите най-важните за вас критерии или условия, на които бихте искали да отговарят вашите потенциални партньори. Отправната точка на обсъждане тук е не просто онези, които биха дали пари за ваш проект, а онези, с които бихте развили дългосрочни партньорски отношения, онези, с чието лого или бранд бихте искали да се обвържете публично. Критериите могат да бъдат от различно естество: напр. да подкрепят системно каузи във вашата сфера на работа; да са местен бизнес; да имат голям CSR бюджет; да имат добър публичен имидж; да имат много служители, които да ви помагат като доброволци; да произвеждат стоки, които биха подпомогнали вашата оперативна дейност и пр.
Идентифициране на потенциални партньори
Като следваща стъпка запишете всички възможни фирми или фондации, към които бихте могли да се обърнете за подкрепа. Започнете с тези около вас – във вашите населени места или общини. Разширете постепенно обхвата на търсене и запишете всички, за които знаете или сте чували, че откликват и подкрепят различни каузи. Запишете и онези, за които не сте сигурни дали даряват средства или инвестират извън дейността им, но все пак си струва да проучите. За всеки от идентифицираните потенциални партньори е необходимо да се събере допълнителна информация – ползвайте техните уебстраници, профили в социални мрежи, публични медийни източници; можете да потърсите информация и сред отчетни материали на други граждански организации. Като втора стъпка, Направете анализ по вече изготвените критерии – препоръчваме ви да направите таблица, в която да отбележите важна информация за всеки потенциален партньор спрямо различните критерии, които сте заложили. (покрива частично, напълно, не покрива).
Представяне и предложение за партньорство
В този етап екипът ви вече доста по-уверено може да планира следващите стъпки към конкретни потенциални партньори. След като сте идентифицирали онези, с които бихте искали да развиете дългосрочни партньорски отношения, имате по-добро разбиране за техния профил, специфика на подкрепата, която предоставят, и пр., идва ред да им се представите.
Помнете, че първото впечатление е наистина много важно. Ето някои насоки, които биха ви помогнали да се представите добре.
- Опишете в ясна рамка това, което искате да постигнете. Очертайте ползата и за двете страни, преди да осъществите контакт. Бъдете ясни, кратки, не използвайте чуждици, жаргонни изрази или прекалена емоция. Нека това описание бъде информативно и граматически вярно написано.
- Прегледайте сайта си или профилите на организацията ви в социалните мрежи – има ли достатъчна информация в подкрепа на представянето ви.
- Подгответе много кратка презентация с история, основни ценности и постигнати резултати от работата ви.
- Намерете подходящия човек “за вход“ към организацията – потенциален партньор. Не заливайте организацията с имейли. Независимо дали става въпрос за голяма институция или за магазин за детски играчки, те ще забележат и вие ще се озовете в папката със спам.
- Използвайте своя LinkedIn или Facebook организационен профил, за да намерите споделена връзка, която може да предоставите за референция или да потърсите възможности за среща в мрежите.
- Ползвайте формуляри за контакт, ако има такива на уебстраницата на организацията. Когато се съмнявате, изпратете директен имейл. Имейлите са по-малко инвазивни и могат да бъдат върнати по-късно.
Първа среща (виртуална или не)
- Направете първия си контакт официален и персонализиран. Ако изпращате имейл, нека бъде кратък. Вие имате основни познания за работата на организацията, важно е да покажете, че „сте свършили домашното“, като посочите коннретни ползи от съвместно партньорство.
- Не се фокусирайте върху себе си или организацията ви или поне не говорете само вие. Представете накратко себе си и своя опит, работата на организацията ви, каузата, но осигурете възможност да чуете и другата страна.
Следващи стъпки
- Намерете причина да продължите с лична среща или насрочено oбаждане. Не разчитайте на тях да ви търсят, но и не ги заливайте с почасови или ежедневни имейли.
- Адаптирайте подхода си спрямо различните хора, с които се срещате, а не само спрямо различните фирми или фондации. Хората често са по-уникални от тяхната бизнес култура, затова се опитайте да прочетете човека срещу вас.
- Можете да предложите да продължите контакта с размяна на повече информация или конкретни идеи, с коете целите обсъждане и договаряне на рамката на партньорството – цели, резултати, подход за работа, роли, бюджет.
Подписване на споразумение за сътрудничество
Поздравления! Имате повод за празнуване, но и трява да сте готови да продължите пътя, да отделите още повече време и усилия за изграждане на партньорството. Дори и формално да ви изглежда, подписването на споразумение за сътрудничество би могло да отнеме по-дълго време. Бъдете търпеливи и настоявайте, не губете от фокус крайната цел на партньорството, а именно – осигуряване на необходимите ви ресурси, за да бъдете ефективни в работата си към вашата целева група/кауза, заради която съществувате.
Създаването на споразумение за партньорство е чудесен начин да структурирате отношенията си с партньорите си така, че да отговарят най -добре на вашия профил и специфика на организацията. Освен общата рамка за смисъла на конкретното партньорство, споразумението е добре да съдържа още съвместен план за действие с ясно разпределени роли и отговорности, междинни и крайни резултати, към които се стремите. Обсъдете по какъв начин ще измерите ефекта.
Като приложение бихте могли да предложите и общ комуникационен план за представяне на процес, продукти/резултати от съвместната ви работа. Бъдете откровени, когато обсъждате публичността на партньорството ви и кое е приемливо или не за показване. Ако партньорът иска да публикува снимки на деца или крайно бедните условия, в които живеят семейства, които са подкрепени в рамките на съвместната ви дейност, а това за вас не е приемливо, обяснете защо. Обсъдете възможности за популяризиране, които покриват очакванията и на двете страни.
И още….
Едно партньорство може да се измери по различни начини, като се започне с това дали са постигнати желаните резултати чрез прилагане на оптимален подход, какъв брой хора са подкрепени, колко съмишленици към каузата са привлечени в процеса на работа и се стигне до каква добавена стойност е постигната чрез съвместните действия, резултати и позитивна промяна, вследствие на партньорството .
Изпълнението на споразумението за сътрудничество не е нищо друго освен изпълнение на конкретния план за действие, който сте договорили с партньора. Придържайте се към него. Инвестирали сте немалко време за неговото разработване. Така ще запазите фокус и при ясно разписани ангажименти всяка от страните ще се чувства комфортно в изпълнението му. Съществен елемент в този етап е текущият мониторинг на процеса и междинните резултати, които постигате. Правете периодично оценка и анализ на общите действия, както във връзка с общата цел, така и във връзка с отношенията ви с партньора. Силното партньорство може да окаже огромно влияние върху изграждането на капацитета ви и постигането на устойчивост като организация. Успешните партньорски отношения изискват активна и двустранна комуникация, изграждане на доверие, прозрачност и взаимен интерес.
