Въпрос: Като неправителствена организация нерядко получаваме подкрепа от дарители, но понякога пропускаме да им благодарим или не сме сигурни как точно да го направим. Има ли някакви тънкости, на които да наблегнем, когато благодарим на дарителите?
Всяка гражданска организация полага усилия, за да набира средства и за реализирането на своята мисия и цели и за осъществяване на оперативната си дейност (заплати, режийни разходи и др.). За целта организациите могат да кандидатстват за проектно финансиране (публично или частно), да набират дарения или да извършват стопанска дейност.
Винаги, когато е отпуснат безвъзмезден финансов или материален ресурс – т.е. когато има проектно финансиране или привличане на дарения, е изключително важно да благодарим на нашите донори по подходящия начин.
Как да стане това?
Когато кандидатстваме за проектно финансиране, независимо дали то е отпуснато от публична институция (например Европейския съюз или национална институция – например Министерство на културата), или от частна компания или фондация, организаторът на конкурса публикува както обявата за откриването на конкурса и условията за кандидатстване, така и своите изисквания за управление на средствата и програмите. В тях често са описани и изискванията към получателите на финансирането за осигуряване на публичност на програмата и донора, както и на постигнатите резултати от изпълнените с финансирането дейностите. Най-често тези изисквания включват поставяне на видимо място във всички информационни канали и материали на организацията получател, името на финансиращата организация, нейно лого, проектът, по който се извършват дейностите, а понякога и кратък текст, освобождаващ дарителя от отговорност (т.нар. disclaimer).
Когато средствата за реализирането на дадена обществена кауза идват от частна организация – от компания или фондация, се очаква също да информираме обществото за нейния принос и да изкажем публична благодарност за осъществената подкрепа. Това може да стане като поставим логото на дарителя на видимо място в сайта ни и/или в социалните медии, на табела в съответната социална услуга или друга надарена програма на нашата организация. Също така е важно да споменем дарителя по време на събитие, в новина на сайта ни или в съобщение до медиите, както и да тагнем компанията или фондацията в публикациите ни по темата в социалните медии.
Тъй като големите компании имат своя вътрешна политика за комуникации и корпоративна идентичност, особено когато става въпрос за международна компания, е добре след договарянето на партньорството ни, да обсъдим специално и начина, по който то ще бъде публично обявено и кога и как точно ще благодарим. Това е важно, тъй като, ако действаме самоволно, можем да не изберем подходящия момент за комуникация или да сгрешим някои от важните изисквания и принципи за комуникация на компанията – как точно се изписва името ѝ, какви са корпоративните цветове и други подобни детайли. Ако всичко това се обсъди предварително с експертите по комуникации на компанията дарител и им изпратим чернова на текста и визиите, които планираме да използваме, ще бъдем сигурни, че партньорството ни ще продължи по най-добрия начин.
Ако става въпрос за спонсорство, а не за дарение, то се очаква средствата или материалната подкрепа да бъдат отпуснати възмездно срещу предварително договорени възможности за публичност, реклама или друг вид видимост за дарителя. Например компанията X може да спонсорира организирането на Академия за млади таланти като в замяна е договорено по време на събитието да бъдат поставени рекламни банери на компанията, а неин представител да изнесе лекция пред младите участници и да им представи възможности за кариерно развитие във фирмата – дарител. Редно е когато подготвяме публикация за сайта и социалните ни медии да изразим благодарност за финансовия или друг принос, който компанията е осигурила и да обясним ефекта от направеното дарение/ спонсорство за съответната целева група и за нашата организация.
Ако организираме дарителски кампании, които набират средства от индивидуални дарители (физически лица), също е много важно да им благодарим. В този случай чай-често даренията са еднократни и с неголеми суми – например чрез дарителски SMS-и в платформата DMS или чрез друга подобна платформа, където повечето дарители са анонимни. Тогава можем да публикуваме редовно обобщени благодарности към всички дарители в социалните медии или в други канали, където осъществяваме самите дарителски акции. Благодарствените ни публикации е важно да съдържат резултатите до момента, да отчитат набраните вече средства, да се казва дали е необходимо да се съберат още и какво ще бъде направено със средствата. Ако фондонабирането вече е приключило е много важно да отчетем ефекта от инициативата, за която сме търсили дарителския ресурс. Това ще даде увереност на нашите дарители, че жестът им има смисъл и те ще бъдат готови да ни подкрепят и в бъдеще. Добре е в тези публикации да благодарим на всеки допринесъл дори и с малка сума за случването на съответната инициатива, защото заедно дарителите могат да постигнат огромен ефект.
Ако става дума за даряване на време и труд – т.е. за доброволчество, отново не трябва да пропускаме да благодарим – индивидуално или колективно (при масова доброволческа инициатива). Така ще запознаем широката общественост с резултатите, а доброволците ще видят ефекта от своя дарен труд и време. Ако например инициативата е осъществена с участието на доброволци от компания, можем да споделим публично информация от типа на: „Благодарение на дарените над 300 часа доброволен труд, служителите от компанията Х облагородиха защитената територия на местността Y. Така всички гости на туристическите обекти в района ще могат да се насладят на чисти тревни площи, удобни пейки и ново пикник оборудване. Благодарим на компанията Х и нейните 50 служители, които се включиха в инициативата!“
Когато някое физическо лице е по-голям или редовен дарител на нашата кауза, е добре да помислим за по-специален и персонализиран жест на благодарност. Можем да му изпратим написано на ръка писмо, снимка от реализирана дейност или ако неговото дарение подкрепя например дете в неравностойно положение, можем да изпратим негова рисунка с надпис „Благодаря!“
Самото послание също е различно в зависимост от дарителя. Ако благодарим на някой, който дарява за нас еднократно, в благодарността си е важно да бъдем по-конкретни и да акцентираме върху определената инициатива, за която той е помогнал. Когато обаче благодарим на някой, който ни дарява дългосрочно и редовно, е важно в нашето благодарствено послание да наблегнем върху изпълнението на стратегическите цели на нашата организация и ефекта от нашата цялостна работа. Така редовният дарител ще види смисъл в това да продължава да подкрепя нашата мисия и работа и в бъдеще.
Освен задължителния договор за дарение и приемо-предавателен протокол, когато става дума за вещи и материални дарения, можем да подготвим и благодарствен сертификат за човека или компанията, която ни е дарила. Сертификатът може да бъде принтиран и сложен в рамка, така че благодарността ни да има по-видим и дълготраен ефект.
Всякакви мили жестове, стига да не прекрачват добрия тон и да не карат дарителя да се чувства неловко, са добре дошли, особено ако са лични и от сърце. Това може да бъде букет цветя, картичка, снимка на екипа, кошница с лакомства, прясно изпечени сладки, изработен от нас или от подкрепените от нас хора сувенир – вие ще прецените познавайки по-добре човека или организацията, които са ви помогнали и предполагайки какво ще ги зарадва.
Ако организацията ни е получила наистина значителна сума или материално дарение от индивидуален дарител, можем да обмислим някакъв по-дълготраен и видим жест на благодарност. Популярни са примерите, при които университет нарича част от своя сграда – зала, общежитие или библиотека, на името на своя значим дарител и поставя табела и негов портрет на видно място.
За големите си дарители е важно да се сещаме редовно и по повод лични техни празници – да не пропускаме да ги поздравим за рождение им ден или да им изпратим картичка, пожелания, сувенир или букет цветя по важен личен или друг празничен повод (Коледа, Великден и пр.), както и да ги поканим на нашите традиционни събития и да им окажем специално внимание като се обърнем с благодарност към тях.
Има случи, в които компанията или физическото лице не желе подкрепата му да бъде публично оповестена. Може да има различни причини за това, но важното е вие да предложите различни форми на признателност и публична благодарност. Ако такава бъде отклонена, по-добре да се съобразите с волята на дарителя и благодарността ви да има само личен характер.
Проявете въображение и креативност, за да измислите подходящ и трогателен начин да благодарите на своите дарители, но все пак внимавайте да не прекрачите добрия тон или да нарушите неписаните културни и етични норми. С изключение на личните жестове, тези, които касаят публичното комуникиране, е по-добре да бъдат обсъдени предварително, особено, ако говорим за голяма корпорация. Там е необходимо да дискутираме с експертите по комуникации и бранд мениджърите предложенията ни за комуникиране на дарението/ партньорството, за да не се получи обратният ефект.
И не забравяйте – ако искате отново да можете да се обърнете към същите хора и компании, за да потърсите пак подкрепа от тях за други ваши бъдещи инициативи и програми, трябва да сте сигурни, че предходния път сте им благодарили подобаващо и сте показали вашата признателност и оценка за ролята на дарителите в позитивната промяна, която заедно сте постигнали.
