Вие питате: Ние сме НПО, което работи в сферата на женските и детски права. Все по-често ни се налага да правим срещи онлайн. Как да сме по-ефективни и интересни в тях?
Ние отговаряме: След пандемията от COVID – 19 правилата в работата и общуването се промениха и голяма част от живота и срещите ни премина онлайн. Пред всички нас, включително НПО сектора, стоеше и стои въпросът как да сме по-полезни и успешни в организирането и реализирането на разнообразни онлайн формати – срещи, обучения, събития, конференции – както за вътрешни аудитории, така и за външни публики.
Тези срещи включват различни параметри: от тънкости при познаването, планирането и ползване на платформите, визия и поведение на участниците, брандинг на срещата (при възможност), представяне на качествено съдържание.
Предлагаме ви няколко базисни правила, които ще ви направят по-атрактивни събеседници, а срещата – по-динамична и интересна.
Съвети по отношение на техническите аспекти:
Обезпечете добра интернет връзка, осигурете компютър и подходящо помещение.
Задълбочено проучете техниката и платформите, които ще ползвате. Ако платформата има специфики, вход с парола и т.н, информирайте другите участници и изпратете навреме точни инструкции. Влизайте 10-тина минути преди началото на срещата.
Разучете инструментите на избраната платформа, включително как да регулирате умишлената и неумишлена външна намеса; проучете възможностите за конфигурации на участниците и активното им включване с различни техники – това разнообразява съдържанието.
Следете за ъпдейтите на платформите и правете тестове, включително непосредствено преди събитието.
Изолирайте външни шумове, които пречат; намерете оптималното осветление, не заставайте с гръб към прозорец или стъклена врата, нито на пряка слънчева светлина.
Обезпечете платформата, която ще ползвате, особено ако има повече функции, с технически компетентно лице от екипа (или външен специалист, ако се налага).
Въведете името си, за да знаят участниците с кого разговорят. Дръжте микрофона си изключен, когато говори друг участник, а камерата (по възможност – включена).
Не задавайте спонтанно въпрос, а използвайте опцията „raise hand“.
Съвети по отношение на съдържанието:
Съвети по отношение на съдържанието: Заложете на силно съдържание – за успеха на всяка среща от ключово значение е именно съдържанието, за да нямат участниците усещането, че губят своето време.
Планирайте задълбочено събитието: дефиниране на цели, аудитория, презентатори, модератор, водещ (ако формата го предполага). Направете кратко събиране на участниците седмица преди срещата, за обсъждане на темата, ролите, посланието. Подгответе сценарий, разпределете ролите на участниците и модератора, уверете се, че всеки знае какво и кога трябва да направи.
Помислете за уместен избор на начален час на събитието, в зависимост от формата и аудиторията. Спазвайте зададеното време, придържайте се към темата, предвиждайте кратки паузи за почивка на участниците
Опитайте разведряване на атмосферата със забавни игри, уместни шеги и подходи за задържане на вниманието на аудиторията. Дайте друга динамика с разделяне на малки групи (ако съдържанието и форматът позволяват), обсъждане на съдържание в тях и обобщаване на дискусиите в голяма група. Някаква форма на забавление и въвличане на хората с подходящи странични елементи в срещата даван усещане за общо преживяване и смисъл.
Бъдете максимално естествени, стремете се да се виждате добре, изберете хубав фон, не спестявайте жестове и някаква динамика в ситуацията.
Подгответе човек от екипа за модератор, който да зададе предварително някакви правила, Помислете предварително върху някаква форма на забавление и въвличане на хората с подходящи елементи или кратки игри в срещата, за да имат усещане за разнообразие, динамика и имитация на живите срещи. Помислете за разнообразни елементи (енергизиращи и „разчупващи леда“ игри), които предразполагат и освежават аудиторията – за опознаване на участниците, за споделяне на преживявания, опит, отговори на интересни въпроси, неща които свързват, помагат за установяване на спокоен и по-хармоничен тон на работа и освежават онлайн преживяването. Разбира се, те стават по-естествено и забавно в офлайн среда, но работят и в онлайн срещите.
Брандинг
Брандирайте подходящо обстановката. Може да сложите значка с ваше лого, или друг, подходящо брандиран аксесоар, да облечете или сложите акцент в тон с тях.
Помислете за фона зад вас: виртуален бекграунд, имиджов или от конкретно събитие, с лична снимка или лого на организацията, снимки на сцени, брандирани по интересен начин или най-обикновен банер, подходящо разположен зад гърба ви. Имайте предвид, че поставянето на фон не е само въпрос на естетически избор, но и на функционалности на техниката, с която участниците в събитието (модератор, гости и т.н) се включват.
Накрая няколко важни акцента, свързани с етикета на онлайн общуването: не закъснявайте, но и не удължавайте срещите, усещането за време в онлайн среда чувствително се променя. Старайте се да сте интересни и естествени, публиката лесно може да бъде отегчена, защото всичко е на един клик и лесно достъпно. Много процеси и действия се променят в онлайн събитието, но то остава човешко общуване и за него също важат елементите, които правят принципното човешко общуване приятно: ведрост, етичност, внимание към чуждата гледна точка, приветлив външен вид, спазване на първоначално зададените параметри.
